Documentautomatisering
Documenten uitlezen, controleren, aanmaken en archiveren zonder handwerk.
Menselijk inzicht. Slim geautomatiseerd.
U2U Automations. Van proces naar vooruitgang.
U2U Automations onderzoekt waar automatisering zinvol is en bouwt maatwerksoftware voor processen met veel handmatig administratief werk. We testen eerst wat haalbaar is en meten daarna wat het in uw situatie oplevert.
- Maatwerk voor uw eigen processen
- Koppelt op uw bestaande software
- Menselijke controle ingebouwd
U2U / mens & techniek
Human ↔ automationSystem online
Workflow · Offerteverwerking
ActiefInput
E-mail met bijlagen komt binnen
3 documenten · automatisch herkend
AI-verwerking
Gegevens uitgelezen en gecontroleerd
Velden gevuld · afwijkingen gemarkeerd
Menselijke controle
Medewerker keurt in één scherm goed
Medewerker controleert uitzonderingen
Resultaat
Document in huisstijl + verwerkt in systeem
Klaar voor afgesproken vervolgstap
Voorbeeldflow · resultaat wordt per proces gemeten
Herkenbaar?
Handmatig werk kost meer dan alleen tijd
De meeste organisaties draaien op processen die ooit logisch waren. Wij onderzoeken waar software kan ondersteunen, zonder vooraf een uitkomst te beloven.
- Gegevens worden overgetypt van het ene systeem naar het andere.
- Gedeelde mailboxen lopen vol en aanvragen blijven liggen.
- Rapportages en verslagen kosten elke week uren.
- Documenten worden handmatig omgezet naar de juiste huisstijl.
- Niemand weet precies waar een dossier in het proces staat.
- Groeien betekent nu vooral: meer mensen op dezelfde handelingen.
Oplossingen
Wat wij bouwen voor organisaties
Geen standaardpakket, maar een oplossing die past op uw proces, uw data en uw systemen.
AI-verwerking van e-mail en bestanden
Inkomende post automatisch classificeren, samenvatten en doorzetten.
Matching- en selectieworkflows
Kandidaten, aanvragen of leveranciers objectief voorsorteren.
Rapportages en gespreksverslagen
Automatische verslagen, samenvattingen en periodieke rapportages.
Conversie naar vaste huisstijlen
Aangeleverde documenten omzetten naar uw eigen sjabloon en tone of voice.
Interne medewerkersportalen
Eén omgeving voor aanvragen, statussen en documenten.
API-koppelingen en systeemintegraties
Bestaande systemen laten samenwerken zonder dubbele invoer.
Maatwerk AI-agents
Assistenten die binnen uw kaders taken uitvoeren en voorbereiden.
Repetitieve administratie
Terugkerende handelingen automatiseren waar de regels en uitzonderingen dat toelaten.
Werkwijze
Eerst het proces begrijpen, dan pas bouwen
Een vaste aanpak in vijf stappen, waarbij u na elke stap weet waar u aan toe bent.
- 01
Procesanalyse
We lopen mee met het proces, spreken de mensen die het uitvoeren en brengen stappen, systemen en knelpunten in kaart.
- 02
Automatiseringsscan
U krijgt een overzicht van kansrijke processtappen, aandachtspunten en een voorstel voor een haalbaar startpunt.
- 03
Prototype
We spreken vooraf af wanneer een eerste versie verantwoord te testen is en gebruiken die test om samen scherp te krijgen wat wel en niet werkt.
- 04
Bouw en integratie
We bouwen de oplossing af, koppelen deze aan uw bestaande software en begeleiden de medewerkers die ermee werken.
- 05
Beheer en doorontwikkeling
We monitoren de werking, lossen uitzonderingen op en breiden stap voor stap uit naar volgende processen.
Voor wie
Organisaties met veel administratief werk
Wij werken vooral met middelgrote organisaties waar processen documentgericht zijn en groei nu nog extra handen kost.
Zakelijke dienstverlening
Offertes, rapportages en dossiervorming met veel handmatige tussenstappen.
Recruitment en detachering
CV-verwerking, matching, plaatsingen en terugkerende kandidaatcommunicatie.
Inkoop en advies
Aanvragen beoordelen, leveranciers vergelijken en adviezen opstellen.
Zorgorganisaties
Verslaglegging, intakes en administratie rond zorgverlening.
Documentgerichte organisaties
Grote stromen contracten, formulieren en bijlagen die verwerkt moeten worden.
Organisaties die met AI willen starten
Wel de ambitie, nog geen concreet startpunt of businesscase.
Resultaten
Hoe we mogelijke verbetering aantoonbaar maken
Geen algemene percentages, maar een transparante meetaanpak voor uw eigen proces.
01
Nulmeting
We brengen volume, verwerkingstijd en uitzonderingen eerst in kaart.
02
Doel bepalen
Samen kiezen we welke verbetering relevant en meetbaar is.
03
Klein testen
Een prototype laat op echte procesdata zien wat haalbaar is.
04
Opnieuw meten
Pas na gebruik vergelijken we de uitkomst met de nulmeting.
Voorbeeld · Detachering
CV's gestructureerd voorbereiden voor selectie
Inkomende CV's worden automatisch uitgelezen, gestructureerd in het ATS gezet en gematcht op de eisen van de opdracht. Recruiters beoordelen alleen nog de top van de lijst.
- Mogelijke KPI: verwerkingstijd
- Menselijke eindselectie
- Koppeling met bestaand ATS
Voorbeeld · Zakelijke dienstverlening
Gespreksverslagen als controleerbaar concept
Adviesgesprekken kunnen worden omgezet naar een gestructureerd conceptverslag in huisstijl. De adviseur controleert en past het aan voor verzending.
- Mogelijke KPI: correctietijd
- Vast format
- Optioneel naar het CRM
Voorbeeld · Zorg
Intakedocumenten gecontroleerd en klaargezet
Aangeleverde formulieren en bijlagen kunnen op afgesproken velden worden gecontroleerd en bij afwijkingen aan een medewerker worden voorgelegd.
- Mogelijke KPI: invoerfouten
- Logging per processtap
- Inrichting volgens gemaakte afspraken
Veiligheid
AI toepassen zonder concessies aan zorgvuldigheid
Uw data blijft van u. We werken volgens de AVG, houden verwerking binnen de EU en bouwen menselijke controle in op alles wat naar buiten gaat.
- Verwerkingslocatie vooraf vastleggen
- Rollen, rechten en logging afstemmen
- Heldere afspraken over data
- Menselijke controle waar nodig
Volgende stap
Plan een vrijblijvend automatiseringsgesprek
We bespreken welk proces aandacht vraagt, welke systemen betrokken zijn en of een verdiepende analyse een logische volgende stap is.